ယနေ့ခေတ်မှာ Information ကို အခြေခံပြီး အလုပ်လုပ်တဲ့သူတွေဟာ သူတို့ရဲ့ နေ့စဉ်လည်ပတ်တဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာအတွက် Project Management skills ကို တိုးတက်အောင်လုပ်ထားသင့်ပါတယ်။ Project များကို စီမံခန့်ခွဲရန်နှင့် team work ဖြင့် ၎င်းတို့ရဲ့ ပန်းတိုင်များကို ပိုမိုမြန်ဆန်စွာ ပြီးမြောက်ဖို့အတွက် ဌာနပေါင်းစုံက အဖွဲ့များကို အချိတ်ဆက်မိမိလုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့ကလည်း ပို၍အရေးကြီးလှပါတယ်။
ကုမ္ပဏီအများစုဟာ ဒီလို လိုအပ်ချက်များကိုဖြေရှင်းနိုင်ဖို့အတွက် Collaborative Work M Tools (CWM Tools) တွေကို အသုံးပြုလာကြပါတယ်။ CWM Tools များရဲ့ အားသာချက်ကတော့ တစ်နေရာတည်း၊ တစ်ချိန်တည်း၊ တစ်ထိုင်တည်းနဲ့ Project အများအပြားကို manage လုပ်လို့ရတဲ့ feature တွေပါဝင်တာပဲဖြစ်ပါတယ်။
Project တစ်ခုတည်းကိုပဲ ဦးစားပေးလုပ်ဆောင်တဲ့ပုံစံမှ ခွဲထွက်လိုက်ပါ
လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများနှင့် သက်ဆိုင်ရာ stakeholders များဟာ ပရောဂျက်များကို စတင်ပြင်ဆင်သည့်အချိန် မှစ၍ ပြီးမြောက်သည့်အချိန်အထိ ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ အချို့သော Project Management Apps များဟာ Project တစ်ခုကို Dashboard တစ်ခုဖြင့်ပဲ ပြနိုင်ပါတယ်။
အဲ့ဒီလိုဒီဇိုင်းမျိုးဟာ အမြင်အာရုံဆွဲဆောင်မှုရှိပြီး team တစ်ခုတည်းရှိတဲ့ ပရောဂျက်များအတွက်တော့ အဆင်ပြေနိုင်ပေမဲ့ Enterprise level လုပ်ငန်းတွေ၊ ရှုပ်ထွေးတဲ့ organization တွေအတွက်ကတော့ ဒီထက် features ပိုစုံတဲ့ Dashboard overview ဖြင့်ပြနိုင်ဖို့လိုအပ်လာပါတယ်။
CWM tool ဟာ တစ်နေရာတည်းကနေ ပရောဂျက်များစွာကို ကြည့်ရှု နိုင်ရန် ပြုလုပ်ပေးထားပါတယ်။ ဥပမာအားဖြင့် တီထွင်ဖန်တီးမှုဝန်ဆောင်မှုအဖွဲ့ဟာ ဒီဇိုင်းတောင်းဆိုချက်အများအပြားကို sheet တစ်ခုတည်းတွင် ဆွဲထုတ်နိုင်ပြီး project ရဲ့ အရေးကြီးမှုအပေါ်မူတည်ကာ အလုပ်တာဝန်များ ခွဲခြားနိုင်ခြင်း၊ သတ်မှတ်ရက်နှင့် အခြားအရာများစွာကို ထို sheet တစ်ခုတည်းတွင် ကြည့်ရှုနိုင်ပါတယ်။
ဌာနများအလိုက် ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ခြင်း
Project Management အတွက် ရည်ရွယ်ပြီးထုတ်ထားသော Application အချို့ဟာ ပရောဂျက်တစ်ခုချင်းစီက အဖွဲ့အပေါ် ဘယ်လိုအကျိုးသက်ရောက်မှုရှိလဲဆိုတာကို ပြသရာမှာ အဆင်ပြေသော်လည်း ကဏ္ဍအပိုင်းအခြားနှင့် အဖွဲ့အစည်းအဆင့်များတွင် ပရောဂျက်၏ အကျိုးသက်ရောက်မှုကို အပြည့်အဝ မပြသနိုင်တာကို တွေ့ရပါတယ်။ ပရောဂျက်တစ်ခုတည်းကိုသာ ပြသပေးနိုင်သည့် Apps များဟာ အလုပ်ပြီးမြောက်နိုင်မှုကို အဟန့်အတားဖြစ်စေပါတယ်။ ဒါ့အပြင် ကုမ္ပဏီအများစုတွင် အဖ ွဲ့များအကြား အပြန်အလှန်ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုများ လိုအပ်လာတာကြောင့် အလုပ်ပြီးမြောက်နိုင်မှုကို သိသိသာသာ ကန့်သတ်ထားတာကို တွေ့ရပါတယ်။
CWM tool ဖြင့် လက်ရှိလုပ်နေတဲ့အလုပ်များရဲ့ report များကို Dashboard သို့မဟုတ် portal များပေါ်တွင် တိုက်ရိုက်ထည့်သွင်းနိုင်ပါတယ်။ CWM tool ရဲ့ Dashboard များဟာ အလွယ ်တကူ စိတ်ကြိုက်ပြင်ဆင်လို့ရတဲ့ အတွက်ကြောင့် စွမ်းဆောင်ရည်ကို ကြည့်ရှုနိုင်ရန် အထောက်အကူပြု ပစ္စည်းများစွာကို ထည့်သွင်းထားနိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ – ITဌာနရဲ့ တာဝန်များကိုသာမကဘဲ အဓိကစွမ်းဆောင်ရည်အညွှန်းကိန်း (KPIs) များကိုပါ ခြေရာခံနိုင်သောကြောင့် အလုပ်ချိန်၊ အလုပ်ပြီးမြောက်မှုနှုန်းများကို စောင့်ကြည့်နိုင်ပါတယ်။
Mobile access ဖြင့် ပိုမိုသွက်လက်မြန်ဆန်စေခြင်း
Project status နှင့် Update အခြေအနေများကို ဘယ် devices ကမဆို ဝင်ရောက်ကြည့်ရှုနိုင်ပြီး ကုမ္ပဏီရဲ့ အလုပ်လုပ်ဆောင်နိုင်မှု၊ စွမ်းဆောင်ရည်၊ အလုပ်ပြီးမြောက်မှုတို့ကို သိရှိနိုင်ပါတယ်။
CWM tool ရဲ့form ကို အသုံးပြုပြီးတော့လည်း အချက်အလက် Data များကို စုဆောင်းထားနိုင်ပါတယ်။
ဥပမာအားဖြင့် HR ဌာနကနေပြီး form တစ်ခုမှတစ်ဆင့် ကုမ္ပဏီတစ်ခုလုံးမှာရှိတဲ့ ဝန်ထမ်းများရဲ့ အချက်အလက်များကို စစ်တမ်းတစ်ခုကောက်ယူဖို့အတွက် Dashboards များပြုလုပ်ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ ထို့နောက် Mobile Appsရှိ data များကို တိုက်ရိုက်ပြောင်းလဲမှုများ ပြုလုပ်နိုင်ပါတယ်။ Project မျိုးစုံကို Dashboard များမှတစ်ဆင့် overview ကြည့်လို့ရခြင်း၊ ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ခြင်း နှင့် Mobile Application ဖြင့်ပါ အသုံးပြုလို့ရနိုင်တာကြောင့် CWM tools များဟာUser များအတွက် ပိုမိုအကျိုးရှိစေပါသည်။
နိဂုံးချုပ်အနေနဲ့ပြောရရင် CWM tools များဟာ Team ရဲ့ productivity ကို မြှင့်တင်ပေးနိုင်သည့် အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်မှုများနှင့် အခြားစွမ်းဆောင်ရည်များကို ပေးနိုင်ပြီး တစ်ဦးချင်းပါဝင်သူများ၊ အဖွဲ့များနှင့် ခေါင်းဆောင်များကို ရေရှည်အကျိုးသက်ရောက်မှုရှိသော နည်းဗျူဟာများနှင့် ပရောဂျက်များကို ပိုမိုအာရုံစိုက်နိုင်စေရန် ကူညီထောက်ပံ့ပေးနိုင်ပါတယ်။
Ref: Smartsheet
